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Titre
Text copied to clipboard!Chef du Secrétariat
Description
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Nous recherchons un Chef du Secrétariat hautement organisé et expérimenté pour superviser et coordonner les activités administratives et secrétariales de notre organisation. Le candidat idéal possédera d'excellentes compétences en gestion du temps, en communication et en leadership afin d'assurer le bon fonctionnement du secrétariat. Il sera responsable de la gestion des documents, de la coordination des réunions et de la supervision du personnel administratif.
Le Chef du Secrétariat jouera un rôle clé dans l'organisation en veillant à ce que toutes les tâches administratives soient exécutées de manière efficace et professionnelle. Il devra également assurer la liaison entre les différents départements et garantir que les processus administratifs sont conformes aux politiques internes et aux réglementations en vigueur.
Les principales responsabilités incluent la gestion des courriers et des communications internes et externes, la planification et l'organisation des réunions, la supervision des assistants administratifs et la mise en place de procédures pour améliorer l'efficacité du secrétariat. Le candidat devra également gérer les archives et les bases de données, assurer la confidentialité des informations sensibles et proposer des solutions pour optimiser les processus administratifs.
Nous recherchons une personne proactive, dotée d'un excellent sens de l'organisation et capable de travailler sous pression. Une expérience préalable dans un poste similaire est requise, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
Si vous êtes une personne rigoureuse, dynamique et que vous souhaitez évoluer dans un environnement professionnel stimulant, nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Superviser et coordonner les activités du secrétariat.
- Gérer la correspondance et les communications internes et externes.
- Organiser et planifier les réunions et événements administratifs.
- Superviser et encadrer le personnel administratif.
- Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs.
- Mettre en place des procédures pour améliorer l'efficacité du secrétariat.
- Garantir la confidentialité des informations sensibles.
- Assurer la liaison entre les différents départements de l'organisation.
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe.
- Expérience préalable dans un poste similaire.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Sens du leadership et capacité à encadrer une équipe.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Pouvez-vous nous parler de votre expérience en gestion administrative ?
- Comment gérez-vous les priorités et les délais serrés ?
- Avez-vous déjà supervisé une équipe administrative ?
- Quels outils bureautiques et logiciels de gestion administrative maîtrisez-vous ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations sensibles ?
- Pouvez-vous donner un exemple de procédure que vous avez mise en place pour améliorer l'efficacité administrative ?
- Comment gérez-vous les conflits au sein d'une équipe administrative ?
- Quelle est votre approche pour organiser et planifier des réunions importantes ?